Autor: Alphadi Team

Con la ayuda de la matriz RACI, también conocida como diagrama RACI, se pueden asignar de forma transparente y sistemática las funciones y responsabilidades clave relacionadas con los procesos o las tareas individuales en la gestión de proyectos. El acrónimo consta de cuatro roles posibles. «Responsable» se refiere a la persona encargada de llevar a cabo una tarea, que recibe instrucciones de la persona legalmente responsable; esta persona es «Responsable» de un paso específico del proceso. Los expertos a los que se debe consultar para obtener asesoramiento sobre decisiones importantes aparecen en la categoría «Consultado». Los de la categoría «Informado» simplemente necesitan que se les mantenga al día, por ejemplo cuando se producen cambios.

El plan de proyecto es un documento utilizado en la gestión de proyectos. Resume todos los planes y hechos clave relevantes para la planificación del proyecto y especifica la carta del proyecto. Un plan de proyecto no sólo incluye plazos, recursos y costes, sino que también hace referencia a las herramientas y métodos que se utilizarán. Consta de varias partes, entre ellas una descripción del problema, un resumen del presupuesto y la asignación de recursos humanos. El documento también contiene la programación de los hitos, una lista de acciones, el calendario de su inicio y los objetivos del proyecto, así como una evaluación de los riesgos.

El QFD, abreviatura de Quality Function Deployment (Despliegue de la Función de Calidad), se utiliza en la gestión de la calidad y en el Diseño para Seis Sigma (DFSS) para planificar y desarrollar productos de alta calidad que cumplan los requisitos del cliente. El QFD consta de cuatro fases consecutivas, durante las cuales se crea una Casa de la Calidad (HoQ) con el cliente para desarrollar elementos específicos del producto: las CTQ (críticas para la calidad), las funciones del sistema, los elementos de diseño y el proceso de producción. Los factores más importantes se seleccionan mediante priorización. Los requisitos del cliente para un producto de calidad, identificados en la fase 1, sirven de base para las CTQ y se aplican de forma coherente a lo largo de todo el proceso.

Los términos sistema pull y sistema push se encuentran principalmente en la logística. Representan dos estrategias sobre cómo se entregan los productos o servicios a un mercado. Tanto el sistema pull como el push tienen su lugar. En un sistema push, el proveedor empuja el producto hacia el mercado para descargarlo. En un sistema pull, el cliente tira del producto desde el proveedor.Los sistemas pull también se conocen como el principio del supermercado. El consumidor y el proveedor están desacoplados, lo que significa que operan en dos ciclos diferentes. Cuando se implantan sistemas pull, a menudo resulta difícil determinar con exactitud la verdadera demanda del cliente. Este problema, o los cálculos incorrectos, hacen que las empresas luchen con sus estrategias de inventario durante años.La cuestión de qué almacenar en inventario depende de factores como el plazo de entrega, los plazos de entrega del cliente y las fluctuaciones de la calidad. La elección de la estrategia de inventario suele determinarse empíricamente. Le recomendamos que realice previamente una pequeña simulación basada en sus datos históricos.

Las empresas deben adaptarse y transformarse continuamente, lo que significa que el ritmo de la gestión de proyectos aumenta constantemente. Esta transformación implica la gestión de toda la Cartera de proyectos dentro de una organización. En las últimas décadas, se han desarrollado programas integrales para gestionar esta tarea, como la gestión de la Cartera, la gestión de proyectos y la gestión de programas. La meta principal de todos estos programas es alcanzar los objetivos. El reto es que a menudo todos los proyectos se consideran de alta prioridad, lo que dificulta que la mayoría de las empresas apliquen con éxito una estrategia global cohesionada.

Implemente la gestión de proyectos (PM) como una iniciativa de toda la organización (PMO), no sólo como una herramienta o un programa. Los líderes, gerentes y asociados necesitan conocer las metodologías y los sistemas. PMO significa no ser una mera parte de un modelo o limitarse a gestionar recursos, herramientas, cuadros de mando y proyectos. Comprender y medir la cultura actual a través de Shingo debe ser una parte integral de esta organización moderna desde el principio.

La Carta del Proyecto es el documento central de un proyecto Lean Seis Sigma. Contiene toda la información esencial necesaria para iniciar el proyecto.Las herramientas de la fase Definir se utilizan para crear un orden de proyecto. El orden en el que se procesan las herramientas no es importante.

Para poner en marcha los proyectos adecuados, deben seleccionarse en función del esfuerzo y los beneficios y asignarse a los jefes de proyecto. Este taller debe realizarse durante la fase de (pre)definición. Se utiliza un análisis B&E para seleccionar los proyectos más importantes. El objetivo de este taller es crear una carta de proyecto sólida para reducir el plazo de ejecución de todos los proyectos.

Normalmente, un taller bien estructurado se lleva a cabo en dos medias jornadas, separadas por una semana. En la primera sesión, se crea la carta previa y se asigna a los patrocinadores potenciales. En la segunda sesión, los patrocinadores reúnen información adicional sobre el proyecto, lo que les permite avanzar en el proceso de selección de proyectos. Introduzca los proyectos en la matriz B&E o utilice otra herramienta para su visualización. Los proyectos de la zona verde deben ejecutarse inmediatamente, así como los de la zona azul. Los escollos más comunes suelen ser una categorización incorrecta o la elección de un tipo de proyecto (hoja de ruta) equivocado.

El ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar) es un proceso de mejora continua de cuatro pasos para identificar y resolver problemas.Der PDCA Cycle is a loop for continuous problem-solving. A través de pasos incrementales, se mejora progresivamente el resultado. El PDCA se utiliza a menudo en la gestión de la calidad y en Lean Six Sigma.

Poka Yoke es un método desarrollado por Shigeo Shingō para identificar y eliminar por completo los errores aleatorios evitables. Poka Yoke es un concepto dentro de la estrategia de cero defectos.Poka Yoke es un método preventivo para evitar errores. Su objetivo es reducir los errores total o parcialmente.

La PCE (Eficacia del Ciclo de Proceso) es una métrica Lean que indica el porcentaje de tiempo de valor añadido en un proceso, lo que refleja su eficacia. Cuanto mayor es el valor, más eficiente es el proceso. La PCE ayuda a identificar las oportunidades de mejora y la proporción de actividades sin valor añadido que deben abordarse mediante proyectos. Para calcular el PCE, un proceso se divide en tiempo de valor añadido (VAT) y tiempo sin valor añadido (NVAT). Se estima el tiempo de ciclo de cada actividad y los valores se suman por separado para el VAT y el NVAT. El PCE se calcula dividiendo el tiempo de valor añadido por el tiempo de ciclo total del proceso y multiplicando el resultado por 100. Al determinar un valor de PCE se establece una línea de base para la eficiencia, que puede utilizarse para análisis posteriores. Tras completar un proyecto, se puede realizar una comparación del antes y el después.